1. Geltungsbereich und allgemeine Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Software Alcilla, einschließlich Alcilla.Desk, Alcilla.Hub, Alcilla.Nexus und Alcilla.Station.
Alcilla ist eine modulare Software zur Unterstützung von Arbeitsabläufen, Kommunikation, Wissensmanagement und KI-gestützten Funktionen. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, hängt vom gewählten Betriebsmodell, den aktivierten Funktionen und den durch den Nutzer beziehungsweise die nutzende Organisation angebundenen Systemen ab.
Diese Datenschutzerklärung ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Alaska.Labs im Zusammenhang mit Kontaktanfragen, Vertragsabschluss, Lizenzierung, Zahlungsabwicklung und sonstigen Geschäftsbeziehungen gelten ergänzend die dort aufgeführten Bestimmungen.
Allgemeine Datenschutzerklärung: alaskalabs.de/datenschutz
Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (im Folgenden auch nur als “Daten” bezeichnet) aufklären. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die einen persönlichen Bezug zu Ihnen aufweisen, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse oder Ihr Nutzerverhalten. Die Datenschutzerklärung gilt für alle von uns vorgenommene Daten-Verarbeitungsvorgänge sowohl im Rahmen unserer Kerntätigkeit als auch für die von uns vorgehaltenen Online-Medien.
2. Verantwortlicher und datenschutzrechtliche Zuständigkeiten
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Alaska.Labs GmbH
Am Ende 14, 01277 Dresden
Deutschland
+49 (0) 351 / 20 85 84 57
Hinweis
Für personenbezogene Daten, die Alaska.Labs im Rahmen eigener Geschäftsbeziehungen, der Kundenbetreuung und der Bereitstellung eigener Dienste verarbeitet, ist Alaska.Labs im jeweiligen Umfang datenschutzrechtlich verantwortlich.
Die innerhalb von Alcilla verarbeiteten Arbeitsinhalte verbleiben grundsätzlich in der Verantwortung der nutzenden Person beziehungsweise der Organisation, die Alcilla einsetzt und über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet.
Im lokalen Betrieb und beim Betrieb auf kundeneigener Infrastruktur erhält Alaska.Labs im Regelbetrieb weder Zugriff auf diese Arbeitsinhalte noch werden diese an Alaska.Labs übermittelt.
Ausnahmen bestehen bei der ausdrücklich eingerichteten Nutzung von Alcilla.Station sowie bei aktiv durch den Nutzer abgesendeten Supportanfragen. Im Rahmen von Supportanfragen können die zur Fehleranalyse erforderlichen Diagnose- und Inhaltsdaten an Alaska.Labs übertragen werden.
Unabhängig davon verarbeitet Alaska.Labs im Rahmen der Vertrags- und Lizenzverwaltung die hierfür erforderlichen Kunden-, Konto- und Lizenzdaten auf eigenen Servern. Einzelheiten hierzu enthält unsere allgemeine Datenschutzerklärung.
3. Betriebsmodelle und Speicherorte
Alcilla.Desk – Lokaler Betrieb
Bei der lokalen Nutzung von Alcilla.Desk werden persönliche Arbeitsinhalte grundsätzlich auf dem Rechner des Nutzers verarbeitet und gespeichert.
Dies umfasst insbesondere E-Mails, Kalenderdaten, Aufgaben, Notizen, Chatverläufe, Dokumente und lokale Wissensbestände sowie Inhalte aus aktivierten KI- und Mitschriftfunktionen.
Alcilla übermittelt keine Produkttelemetrie oder Arbeitsinhalte an Alaska.Labs. Externe Verbindungen entstehen nur im Rahmen der konfigurierten Funktionen und angebundenen Dienste.
Alcilla.Hub – Zentraler Betrieb innerhalb der Kundeninfrastruktur
Alcilla.Hub ermöglicht die gemeinsame Nutzung ausgewählter Arbeitsinhalte innerhalb einer Organisation.
Persönliche Arbeitsinhalte bleiben grundsätzlich auf den jeweiligen Arbeitsplätzen. Freigegebene Wissensbestände, geteilte Kanban-Boards und gemeinsame Editor-Inhalte können auf der zentralen Hub-Instanz gespeichert und verarbeitet werden.
Die Hub-Instanz wird innerhalb der vom Kunden kontrollierten Infrastruktur betrieben. Die Berechtigungen werden über die konfigurierte Benutzer- und Rechteverwaltung gesteuert.
Eine automatische Übermittlung dieser Inhalte an Alaska.Labs erfolgt nicht.
Alcilla.Nexus – Kundeneigene KI-Infrastruktur
Alcilla.Nexus ermöglicht die Anbindung und Nutzung von KI-Modellen auf kundeneigenen Servern.
Die Verarbeitung der an diese Modelle übergebenen Inhalte erfolgt innerhalb der vom Kunden betriebenen Infrastruktur. Eine Übermittlung dieser Inhalte an Alaska.Labs findet dabei nicht statt.
Alcilla.Station – Optionaler externer Dienst
Bei ausdrücklicher Einrichtung von Alcilla.Station werden ausschließlich die für die jeweils angeforderte Funktion erforderlichen Daten an die von Alaska.Labs betriebene Infrastruktur in Deutschland übertragen und dort zweckgebunden verarbeitet.
Die Einzelheiten werden in Abschnitt 8 beschrieben.
4. Kategorien der verarbeiteten Daten
Abhängig von den aktivierten Funktionen kann Alcilla insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeiten:
- Bestands- und Kontaktdaten: Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Unternehmenszugehörigkeiten und weitere Kontaktinformationen.
- E-Mail-Daten: Absender, Empfänger, Betreffzeilen, Nachrichteninhalte, Anhänge, Ordnerzuordnungen und Nachrichtenmetadaten.
- Kalenderdaten: Termine, Titel, Beschreibungen, Start- und Endzeiten, Orte, Teilnehmer, Einladungen und Erinnerungen.
- Aufgaben- und Projektdaten: Aufgabenbeschreibungen, Verantwortlichkeiten, Fristen, Kommentare, Kanban-Karten, Projektzuordnungen und Bearbeitungsstände.
- Dokumenten- und Inhaltsdaten: Texte, Dateien, Notizen, Dokumenteninhalte, Metadaten und daraus erzeugte Suchindizes.
- Kommunikations- und Besprechungsdaten: Audioaufnahmen, Transkripte, Gesprächsprotokolle, erkannte Aufgaben und weitere Besprechungsinhalte.
- KI-Verarbeitungsdaten: Nutzereingaben, Prompts, ausgewählte Kontextinformationen, Suchanfragen und die daraus generierten Antworten oder Vorschläge.
- Authentifizierungs- und Berechtigungsdaten: Kontokennungen, technische Zugangsdaten, Zugriffstokens sowie Rollen- und Gruppenzuordnungen, soweit diese für die angebundenen Dienste erforderlich sind.
Die Verarbeitung beschränkt sich auf die Daten, die im Rahmen der tatsächlich eingerichteten Funktionen zugänglich gemacht und für deren Durchführung benötigt werden.
Betroffene Personen: Nutzer von Alcilla sowie Personen, deren Daten in den eingebundenen E-Mails, Kalendern, Aufgaben, Dokumenten und sonstigen Arbeitsinhalten enthalten sind.
5. Zwecke der Verarbeitung
Alcilla verarbeitet personenbezogene Daten zur Bereitstellung der vom Nutzer beziehungsweise Kunden gewählten Funktionen.
Hierzu gehören unter Anderem die Anzeige und Bearbeitung von E-Mails und Kalenderterminen, die Verwaltung von Aufgaben und Projekten, die Suche in Dokumenten und Wissensbeständen sowie die Unterstützung von Arbeitsabläufen.
Abhängig von der Konfiguration können außerdem KI-gestützte Funktionen zur Zusammenfassung, Strukturierung, Klassifizierung, Übersetzung, Recherche, Inhaltsextraktion oder Erstellung von Vorschlägen eingesetzt werden.
Diese Verarbeitung erfolgt zur Erbringung der angeforderten Funktionen. Sie stellt keine Auswertung der Arbeitsinhalte durch Alaska.Labs für eigene geschäftliche Zwecke dar.
Keine Verwendung für eigene Analysen oder KI-Training
Alaska.Labs verwendet die durch Alcilla verarbeiteten Arbeitsinhalte nicht für eigene Produktanalysen, Werbezwecke, die Erstellung von Nutzerprofilen oder das Training beziehungsweise die Verbesserung von KI-Modellen.
Eine Übermittlung von Arbeitsinhalten an Alaska.Labs zu diesen Zwecken findet nicht statt.
6. Anbindung externer Dienste und Systeme
Alcilla ermöglicht die Anbindung bestehender Dienste und IT-Systeme. Hierzu zählen insbesondere E-Mail-Server, Kalender- und Aufgabenserver, Dateiablagen, Projektmanagementsysteme, Zeiterfassungsdienste, Identitätsanbieter und KI-Modellendpunkte.
Die Anbindungen können je nach Dienst unter anderem über IMAP, SMTP, CalDAV, ICS, OAuth 2.0, OpenID Connect oder andere unterstützte Schnittstellen erfolgen.
Zugriff und Berechtigungen
Eine Verbindung zu einem externen Dienst wird nur im Rahmen der eingerichteten Funktionen hergestellt. Hierfür werden die jeweils erforderlichen Zugriffsberechtigungen benötigt.
Soweit ein Dienst OAuth 2.0 unterstützt, kann die Autorisierung über dessen Anmelde- und Freigabeverfahren erfolgen. Dabei erteilte Berechtigungen ermöglichen Alcilla den Zugriff auf die jeweils freigegebenen Daten und Funktionen.
Erforderliche Zugangsdaten und Zugriffstokens werden im dafür vorgesehenen geschützten Geheimnisbereich der Alcilla-Umgebung verwaltet.
Datenübermittlung
Die Kommunikation erfolgt unmittelbar zwischen der konfigurierten Alcilla-Umgebung und dem jeweiligen angebundenen Dienst. Dabei werden die für die angeforderte Funktion erforderlichen Informationen übermittelt.
Eine zusätzliche Übermittlung der dabei verarbeiteten Arbeitsinhalte an Alaska.Labs findet nicht statt, sofern nicht ausdrücklich Alcilla.Station für eine entsprechende Verarbeitung eingerichtet wurde oder Inhalte durch den Nutzer an den Support übermittelt wurden.
Für die Datenverarbeitung durch die angebundenen Drittanbieter gelten deren jeweiligen Datenschutzbestimmungen und Vertragsbedingungen.
Rechtsgrundlage und Verantwortlichkeit
Die datenschutzrechtliche Grundlage für die Verarbeitung der angebundenen Arbeitsinhalte wird durch die für diese Inhalte verantwortliche Person beziehungsweise Organisation entsprechend dem jeweiligen Verarbeitungszweck festgelegt.
Die Nutzung einer Schnittstelle oder die Erteilung einer technischen Zugriffsberechtigung ersetzt nicht die gegebenenfalls erforderliche datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage.
7. Google-Dienste
Alcilla ermöglicht Nutzern, ihr Google-Konto freiwillig zu verbinden, um E-Mails und Kalender innerhalb der Anwendung zu verwalten. Der Zugriff erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher Freigabe durch den Nutzer über das OAuth-2.0-Verfahren von Google. Die erteilten Berechtigungen werden nur zur Bereitstellung der nachfolgend beschriebenen Funktionen verwendet.
Gmail
Alcilla ist ein E-Mail-Client, mit dem Nutzer ihr eigenes Gmail-Postfach innerhalb der Anwendung verwalten können. Die Verbindung zu Gmail erfolgt ausschließlich über die standardisierten Protokolle IMAP und SMTP unter Verwendung von OAuth 2.0 mit dem Authentifizierungsverfahren XOAUTH2. Die Gmail REST API wird hierfür nicht verwendet.
Nach der Freigabe kann Alcilla E-Mails und deren Anhänge abrufen, anzeigen, durchsuchen und verarbeiten sowie neue Nachrichten und Antworten verfassen und über SMTP versenden.
Zu den unterstützten Funktionen gehören außerdem das Speichern und Verwalten von Entwürfen und geplanten Nachrichten im Entwurfsordner, das Markieren von Nachrichten als gelesen oder ungelesen beziehungsweise als wichtig oder mit Stern, das Verschieben und Archivieren von Nachrichten, das Löschen von E-Mails sowie das Erstellen, Umbenennen und Entfernen von Kennzeichnungen (Labels).
Nachrichten, die vom Nutzer oder einer aktivierten Spam-Erkennung als Spam eingestuft werden, können in den Spamordner verschoben werden.
Darüber hinaus kann Alcilla nutzerseitig aktivierte KI-gestützte Funktionen bereitstellen. Dazu gehören insbesondere die Erkennung von Spam, das Erkennen und Extrahieren von Aufgaben und Terminen aus E-Mails sowie die Übersetzung von Nachrichten. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung dieser für den Nutzer erkennbaren Funktionen.
Hierfür können insbesondere Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichtentext, Anhänge, Kennzeichnungen, Nachrichtenstatus und weitere E-Mail-Metadaten verarbeitet werden. Änderungen, die in Alcilla vorgenommen werden, können mit dem Gmail-Postfach synchronisiert werden und dort wirksam werden.
Verwendete Berechtigung:
https://mail.google.com/
Diese Berechtigung wird für den Zugriff auf Gmail über IMAP und SMTP mit XOAUTH2 benötigt. Google unterstützt für diese Protokolle den umfassenden Gmail-Zugriff über diese Berechtigung. Eingeschränktere Berechtigungen wie gmail.readonly, gmail.modify oder gmail.send sind für die Gmail REST API vorgesehen und können für die Authentifizierung der hier verwendeten IMAP- und SMTP-Verbindungen nicht eingesetzt werden.
Die Berechtigung ermöglicht technisch einen weitreichenden Zugriff auf das verbundene Gmail-Postfach, einschließlich des Lesens, Verfassens, Versendens, Organisierens und endgültigen Löschens von Nachrichten. Alcilla verwendet diesen Zugriff ausschließlich zur Bereitstellung der beschriebenen E-Mail-Funktionen.
E-Mail-Daten und OAuth-Zugriffstoken werden im lokalen Betrieb ausschließlich auf dem Gerät des Nutzers gespeichert. Die Zugriffstoken werden in einem verschlüsselten lokalen Speicher verwahrt. Eine Übermittlung von E-Mail-Inhalten an externe Dienste erfolgt nur im Rahmen der vom Nutzer aktivierten Funktionen, wie unter „Datenverarbeitung und Übermittlung“ beschrieben.
Google Kalender
Alcilla ermöglicht es Nutzern, ihre Google-Kalender anzuzeigen und eigene Termine zu verwalten. Die Verbindung zu Google Kalender erfolgt ausschließlich über die CalDAV-Schnittstelle von Google unter Verwendung von OAuth 2.0.
Nach der Freigabe kann Alcilla die verfügbaren Google-Kalender des verbundenen Kontos ermitteln, Kalendereinträge abrufen und anzeigen sowie Termine auf Veranlassung des Nutzers erstellen, bearbeiten und löschen. Dazu gehören auch die Verwaltung von Teilnehmern und Erinnerungen sowie die Übernahme von Zusagen oder Absagen zu Besprechungseinladungen, die per E-Mail empfangen wurden.
Nutzer können außerdem Termine aus ihrem Google-Kalender in Zeiterfassungseinträge eines von ihnen selbst verbundenen Zeiterfassungsdienstes übernehmen.
Dabei können insbesondere Kalenderkennungen, Kalendernamen, Termintitel, Beschreibungen, Beginn und Ende, Zeitzonen, Teilnehmer, Einladungsstatus, Orte, Erinnerungen und weitere für die Terminverwaltung erforderlichen Informationen verarbeitet werden. Änderungen, die Nutzer in Alcilla vornehmen, können mit dem verbundenen Google-Kalender synchronisiert werden und dort wirksam werden.
Verwendete Berechtigung:
https://www.googleapis.com/auth/calendar
Diese Berechtigung wird benötigt, um über die CalDAV-Schnittstelle auf die Kalender des Nutzers zuzugreifen, verfügbare Kalender zu ermitteln und Kalendereinträge zu lesen und zu verwalten. Die eingeschränkteren Berechtigungen calendar.events und calendar.readonly reichen für den beschriebenen Funktionsumfang einschließlich der Kalenderermittlung über CalDAV nicht aus.
Die Berechtigung ermöglicht technisch einen umfassenden Zugriff auf die Kalender, für die das verbundene Google-Konto entsprechende Rechte besitzt. Dazu können grundsätzlich auch das Freigeben und das dauerhafte Löschen ganzer Kalender gehören. Alcilla verwendet diesen Zugriff ausschließlich für die beschriebenen Kalenderfunktionen. Eine eigenständige Verwaltung von Kalenderfreigaben oder das Löschen ganzer Kalender durch Alcilla ist nicht vorgesehen.
Kalenderdaten und OAuth-Zugriffstoken werden im lokalen Betrieb ausschließlich auf dem Gerät des Nutzers gespeichert. Die Zugriffstoken werden in einem verschlüsselten lokalen Speicher verwahrt. Eine Übermittlung von Kalenderinhalten an externe Dienste erfolgt nur im Rahmen der vom Nutzer aktivierten Funktionen, wie nachfolgend beschrieben.
Datenverarbeitung und Übermittlung
Alcilla nutzt die von Google erhaltenen Daten ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer gewählten Kalender- und E-Mail-Funktionen.
Im lokalen Betrieb werden E-Mails, Kalenderdaten und gegebenenfalls Anhänge auf dem Gerät des Nutzers synchronisiert und zwischengespeichert. Für die Suchfunktionen können diese Informationen lokal indexiert werden. Die dabei entstehenden Suchindizes können ebenfalls aus Google-Nutzerdaten abgeleitete Informationen enthalten.
Die Kommunikation mit Gmail und Google Kalender erfolgt unmittelbar zwischen Alcilla.Desk auf dem Gerät des Nutzers und den jeweiligen Google-Diensten. Die Google-Nutzerdaten werden dabei nicht über Server von Alaska.Labs geleitet. Eine routinemäßige Übermittlung oder zentrale Speicherung dieser Daten auf Servern von Alaska.Labs findet nicht statt.
Verarbeitung durch KI-Funktionen
Bei Verwendung aktivierter KI-gestützter Funktionen können die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte von E-Mails und Kalendereinträgen an den vom Nutzer konfigurierten Sprachmodellserver übertragen werden.
Hierbei handelt es sich entweder um einen vom Nutzer beziehungsweise Kunden selbst betriebenen Server oder um die von Alaska.Labs in Deutschland betriebene Alcilla.Station.
Die übermittelten Inhalte werden ausschließlich zur Durchführung der jeweiligen KI-Funktion und zur Erstellung des angeforderten Ergebnisses verarbeitet. Bei Nutzung der von Alcilla.Station erfolgt diese Verarbeitung vorübergehend; die übertragenen E-Mail- und Kalenderinhalte werden dort weder dauerhaft gespeichert noch protokolliert.
Die KI-Funktionen können insbesondere der Spam-Erkennung, der Extraktion von Aufgaben und Terminen sowie der Übersetzung von E-Mails dienen. Eine Verwendung der übermittelten Daten zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner KI-Modelle findet nicht statt.
Weitere Einzelheiten zur Verarbeitung durch Alcilla.Station werden in Abschnitt 8 beschrieben.
Übermittlung an verbundene Dienste
Sofern Nutzer zusätzliche Dienste, insbesondere zur Zeiterfassung, selbst mit Alcilla verbinden, können einzelne Kalenderinformationen auf Veranlassung des Nutzers an diese Dienste übertragen werden. Eine solche Übermittlung erfolgt ausschließlich zur Durchführung der jeweils gewählten Funktion.
Supportanfragen
Eine Übermittlung von Google-Nutzerdaten im Rahmen von Supportanfragen findet nicht automatisch statt. Entsprechende Daten können nur dann an Alaska.Labs übermittelt werden, wenn Nutzer sie im Rahmen einer aktiv abgesendeten Supportanfrage selbst bereitstellen. Weitere Informationen hierzu enthält Abschnitt 9.
Keine zweckfremde Verwendung und Limited Use
Google-Nutzerdaten werden ausschließlich zur Bereitstellung der für den Nutzer erkennbaren und von ihm gewählten Funktionen von Alcilla verarbeitet.
Eine Verwendung von Google-Nutzerdaten für personalisierte Werbung, kommerzielle Nutzerprofile, den Verkauf an Werbenetzwerke oder Datenhändler oder die Ermittlung der Kreditwürdigkeit findet nicht statt.
Google-Nutzerdaten werden weder zum Training noch zur Entwicklung oder Verbesserung allgemeiner, nicht nutzerspezifischer KI- oder Machine-Learning-Modelle verwendet. Dies gilt auch für aus diesen Daten abgeleitete Informationen, einschließlich lokal erzeugter Suchindizes.
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht zu Werbe- oder Handelszwecken. Eine funktionsbezogene Übermittlung ist ausschließlich im Rahmen der vom Nutzer aktivierten Funktionen an die hierfür ausgewählten oder verbundenen Dienste vorgesehen, wie im Abschnitt „Datenverarbeitung und Übermittlung“ beschrieben.
Die Nutzung von Informationen, die Alcilla über Google-Dienste und Google APIs erhält, erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited Use Requirements sowie den anwendbaren Google Workspace User Data and Developer Policies.
Weitere Informationen: https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy
Widerruf und Trennung der Verbindung
Nutzer können die erteilten Zugriffsberechtigungen jederzeit über die Sicherheitseinstellungen ihres Google-Kontos widerrufen oder die entsprechende Verbindung in Alcilla entfernen.
Durch die Trennung einer Verbindung wird der künftige autorisierte Zugriff von Alcilla auf das jeweilige Google-Konto beendet. Die ursprünglichen E-Mails und Kalendereinträge innerhalb des Google-Kontos werden dadurch nicht gelöscht.
Bereits auf dem Gerät des Nutzers synchronisierte E-Mails, Kalenderdaten und Anhänge sowie daraus abgeleitete Suchindizes können auch nach dem Trennen der Verbindung lokal vorhanden bleiben. Diese Daten können vom Nutzer innerhalb der lokalen Alcilla-Umgebung manuell entfernt werden.
8 Verarbeitung über Alcilla.Station
Alcilla.Station ist ein optionaler Dienst, über den ausgewählte KI- und Zusatzfunktionen auf der Infrastruktur von Alaska.Labs in Deutschland bereitgestellt werden.
Nur bei Nutzung einer entsprechenden Alcilla.Station-Funktion werden die hierfür erforderlichen ausgewählten Daten an diese Infrastruktur übertragen. Dazu können je nach Funktion gehören:
- Audiodaten zur Transkription
- Dokumente und Dokumenteninhalte zur Konvertierung oder Indexierung
- E-Mails und Kalendereinträge zur Indexierung
- Suchanfragen und ausgewählte Kontextinformationen zur semantischen Suche
- Texte, Prompts und Kontextinformationen zur KI-gestützten Verarbeitung, Zusammenfassung oder Extraktion
Wenn die ausgewählte Funktion Google-Nutzerdaten an Alcilla.Station übermittelt, wird dies vor der Übertragung in Alcilla deutlich angezeigt. Die Übertragung erfolgt nur nach der für diese Funktion erforderlichen Zustimmung des Nutzers. Die Daten werden ausschließlich zur Ausführung der entsprechenden nutzerbezogenen Funktion und nicht zu eigenen Werbe-, Profilbildungs- oder KI-Trainingszwecken verwendet. Eine dauerhafte Speicherung der übermittelten Google-Inhalte oder daraus erzeugter Suchindizes oder Ki-Antworten auf den Servern von Alaska.Labs erfolgt nicht.
Betroffene Personen: Nutzer mit einem bestehenden Alcilla.Station Vertrag beziehungsweise berechtigte Ansprechpartner von Kunden sowie gegebenenfalls weitere Personen, deren Daten in den übermittelten Daten enthalten sind.
Verarbeitungszweck: Technische Durchführung der vom Nutzer beziehungsweise Kunden angeforderten Funktionen.
Verarbeitung und Speicherung: Die übermittelten Inhalte werden ausschließlich zur Ausführung der jeweiligen Anfrage verarbeitet. Eine dauerhafte Speicherung der Arbeitsinhalte für eigene Zwecke von Alaska.Labs und eine inhaltliche Protokollierung finden nicht statt.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und Erfüllung vorvertraglichen Anfragen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit personenbezogene Arbeitsinhalte im Auftrag einer Kundenorganisation verarbeitet werden, gelten die entsprechenden Regelungen zur Auftragsverarbeitung.
Auftragsverarbeitung: Soweit Alaska.Labs personenbezogene Daten im Auftrag eines datenschutzrechtlich Verantwortlichen verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Keine Weitergabe an fremde KI-Anbieter: Die für Alcilla.Station eingesetzten KI-Modelle werden auf der von Alaska.Labs betriebenen Infrastruktur ausgeführt. Die verarbeiteten Arbeitsinhalte werden nicht an externe KI-Modellanbieter zur weiteren Auswertung übermittelt.
Keine Verwendung für KI-Training: Eine Nutzung der übermittelten Inhalte zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen findet nicht statt.
Zugriff durch Mitarbeiter: Eine inhaltliche Einsichtnahme in die übermittelten Arbeitsinhalte durch Mitarbeiter von Alaska.Labs ist im vorgesehenen Regelbetrieb nicht Bestandteil der Verarbeitung.
9. Supportanfragen und Übermittlung von Diagnosedaten
Für Kunden mit einem bestehenden Supportvertrag bietet Alcilla die Möglichkeit, Supportanfragen direkt aus der Anwendung an Alaska.Labs zu übermitteln.
Die Übermittlung erfolgt ausschließlich, wenn der Nutzer eine entsprechende Supportanfrage aktiv absendet.
Im Rahmen einer Supportanfrage können neben der Fehlerbeschreibung und optional angehängten Bildschirmfotos auch technische Diagnose-, Lizenz- und Systeminformationen übermittelt werden.
Betroffene Daten:
- Bestands- und Kontaktdaten: Name des angemeldeten Nutzers, sofern eine Anmeldung besteht, sowie eine freiwillig angegebene Rückmeldeadresse.
- Inhaltsdaten: Fehlerbeschreibungen, angehängte Bildschirmfotos und gegebenenfalls darin enthaltene personenbezogene Informationen.
- Programm- und Systemdaten: Programmversion, Update-Linie, Build, Betriebssystem, Instanzrolle und Sprache.
- Lizenzdaten: Lizenz-ID, Lizenznummer, Kunde, Produkt, Edition, Lizenzstatus, Ablaufdatum und freigeschaltete Funktionen.
- Gerätekennungen: Installations-ID, Hardware-Fingerabdruck und öffentlicher Hostschlüssel.
- Station-Daten: Kennung des Station-Zugangs und Adresse der Station, sofern Alcilla.Station verwendet wird. Der Zugangsschlüssel selbst wird nicht übertragen.
- KI-Konfigurationsdaten: Die für die jeweiligen Aufgaben eingestellten KI-Modelle.
- Protokoll- und Diagnosedaten: Programmprotokolle des ausgewählten Zeitraums sowie gegebenenfalls vorhandene Absturzberichte der letzten 30 Tage. Absturzberichte werden unabhängig vom gewählten Protokollzeitraum und auch bei Auswahl von „Kein Protokoll“ übermittelt, sofern entsprechende Berichte vorhanden sind.
Zugangsdaten in den Protokollen werden vor der Übermittlung geschwärzt. Protokolle und Absturzberichte können dennoch personenbezogene Informationen enthalten, beispielsweise Dateinamen, E-Mail-Adressen, Betreffzeilen oder andere in Fehlermeldungen enthaltene Angaben.
Betroffene Personen: Nutzer mit einem bestehenden Supportvertrag beziehungsweise berechtigte Ansprechpartner von Kunden sowie gegebenenfalls weitere Personen, deren Daten in den übermittelten Diagnose- oder Inhaltsdaten enthalten sind.
Verarbeitungszweck: Entgegennahme, Bearbeitung und Beantwortung von Supportanfragen, Analyse technischer Fehler, Untersuchung von Programmabstürzen und Behebung gemeldeter Funktionsstörungen.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und Erfüllung vorvertraglichen Anfragen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der effiziente Bearbeitung vertraglich vereinbarter Supportleistungen, technische Fehleranalyse, Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der bereitgestellten Software sowie Kommunikation mit den Ansprechpartnern unserer Kunden. Soweit personenbezogene Arbeitsinhalte im Auftrag einer Kundenorganisation verarbeitet werden, gelten die entsprechenden Regelungen zur Auftragsverarbeitung.
Die Übermittlung einer Supportanfrage und der damit verbundenen Daten erfolgt freiwillig. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht. Ohne ausreichende Fehlerbeschreibungen und gegebenenfalls erforderlichen Diagnosedaten kann die Bearbeitung einer Supportanfrage eingeschränkt oder nicht möglich sein.
Speicherung und Löschung: Die übermittelten Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Supportanfrage und für die hierfür erforderliche Dokumentation verwendet. Nutzer können ihre Supportanfragen im Kundenportal löschen. Die Einzelheiten zur serverseitigen Löschung, etwaigen Sicherungskopien und gegebenenfalls bestehenden Aufbewahrungspflichten richten sich nach den hierfür geltenden Gesetzen.
Eine Übermittlung von Supportdaten erfolgt nicht im regulären Betrieb von Alcilla, sondern ausschließlich bei aktiver Absendung einer Supportanfrage.
10. Datenempfänger und Drittlandübermittlungen
Bei ausschließlich lokaler Nutzung von Alcilla werden Arbeitsinhalte nicht an Alaska.Labs übermittelt. Eine Ausnahme besteht bei der aktiven Übermittlung einer Supportanfrage durch den Nutzer. In diesem Fall werden die zur Bearbeitung der Anfrage übermittelten Informationen an Alaska.Labs übertragen.
Bei Nutzung von Alcilla.Hub und Alcilla.Nexus erfolgt die Verarbeitung innerhalb der vom Kunden konfigurierten und kontrollierten Infrastruktur.
Bei Nutzung von Alcilla.Station werden die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte auf der Infrastruktur von Alaska.Labs in Deutschland verarbeitet.
Soweit der Nutzer oder Kunde weitere externe Dienste, insbesondere E-Mail-Provider, Kalenderanbieter, Recherche-Dienste oder externe KI-Modellendpunkte, einrichtet, können personenbezogene Daten an diese Dienste übermittelt werden.
Ob hierbei eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, hängt vom jeweiligen Anbieter und der Konfiguration ab.
Die datenschutzrechtliche Bewertung und Zulässigkeit solcher kundenseitig eingerichteten Verbindungen liegt grundsätzlich in der Verantwortung der jeweiligen nutzenden Organisation beziehungsweise des für die Verarbeitung Verantwortlichen.
11. Speicherung, Aufbewahrung und Löschung
Die Speicherung von Arbeitsinhalten richtet sich nach dem gewählten Betriebsmodell sowie den eingerichteten Speicherorten und Funktionen.
Im lokalen Betrieb werden Daten und gegebenenfalls daraus erzeugte Suchindizes auf dem jeweiligen Gerät gespeichert.
Bei Alcilla.Hub können zusätzlich freigegebene Wissensbestände und gemeinsame Arbeitsinhalte innerhalb der kundeneigenen Infrastruktur gespeichert werden.
Die Festlegung der Aufbewahrungs- und Löschfristen für diese Inhalte obliegt grundsätzlich der verantwortlichen Person beziehungsweise Organisation.
Alcilla ermöglicht es, lokal gespeicherte Inhalte, Chatverläufe, Transkripte und Suchindizes aus der jeweiligen Umgebung zu entfernen. Ebenso können Indizes gelöscht oder neu aufgebaut werden. Die Entfernung einer Datenquelle führt nicht zwingend dazu, dass sämtliche zuvor synchronisierten lokalen Kopien, abgeleiteten Inhalte oder Sicherungskopien automatisch gelöscht werden.
Bei Alcilla.Station erfolgt die Verarbeitung der übermittelten Arbeitsinhalte zweckgebunden für die jeweilige Anfrage, ohne dauerhafte Speicherung oder inhaltliche Protokollierung zu eigenen Zwecken.
Für personenbezogene Daten, die Alaska.Labs im Rahmen eigener Vertrags- und Geschäftsbeziehungen verarbeitet, gelten die Speicher- und Löschregelungen der allgemeinen Datenschutzerklärung.
12. Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
Alcilla unterstützt technische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten und zur Steuerung von Zugriffsberechtigungen.
Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Netzwerkverbindungen, die geschützte Verwaltung von Zugangsdaten und Zugriffstokens sowie eine rollen- und gruppenbasierte Rechteverwaltung im zentralen Betrieb mit Alcilla.Hub.
Bei Alcilla.Hub werden Zugriffsrechte über einen vom Kunden bereitgestellten Identitätsanbieter verwaltet. Freigegebene Wissensbestände und Arbeitsbereiche werden nur entsprechend den kunenseitig eingerichteten Berechtigungen zugänglich gemacht.
Die Absicherung lokaler Endgeräte, Server, Datenspeicher, Sicherungskopien und der angebundenen Dienste liegt im jeweiligen Verantwortungsbereich des Betreibers der Infrastruktur.
13. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Nutzung einzelner Alcilla-Funktionen sowie die Anbindung externer Dienste erfolgen grundsätzlich freiwillig.
Eine allgemeine Verpflichtung, persönliche E-Mail-Konten, Kalender, Dokumente oder andere Datenquellen mit Alcilla zu verbinden, besteht nicht.
Für die Nutzung bestimmter Funktionen ist die Bereitstellung entsprechender Daten oder technischer Zugriffsberechtigungen jedoch erforderlich. Ohne diese Daten können die betreffenden Funktionen nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.
Bei einem Einsatz innerhalb einer Organisation können sich zusätzliche Pflichten und Vorgaben aus dem jeweiligen Beschäftigungs-, Vertrags- oder Organisationsverhältnis ergeben.
14. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Alcilla unterstützt die Verarbeitung und Strukturierung von Informationen sowie die Erstellung KI-gestützter Vorschläge.
Die Software ist nicht darauf ausgelegt, eigenständig Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung für betroffene Personen im Sinne von Art. 22 DSGVO zu treffen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet durch Alaska.Labs im Rahmen der beschriebenen Bereitstellung der Software nicht statt.
15. Rechte betroffener Personen
Betroffenen Personen stehen nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und gegebenenfalls Widerspruch beziehungsweise Widerruf einer Einwilligung zu.
Für Arbeitsinhalte, die ausschließlich lokal oder innerhalb der Infrastruktur einer nutzenden Organisation verarbeitet werden, ist die jeweils datenschutzrechtlich verantwortliche Person beziehungsweise Organisation der zuständige Ansprechpartner.
Alaska.Labs hat im regulären Betrieb keinen Zugriff auf diese Inhalte und kann daher entsprechende Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschvorgänge nicht selbst durchführen.
Soweit Alaska.Labs im Rahmen von Supportverträgen oder Alcilla.Station als Auftragsverarbeiter tätig wird, unterstützt Alaska.Labs den jeweiligen Verantwortlichen entsprechend der abgeschlossenen AVV.
Für Datenverarbeitungen, für die Alaska.Labs selbst verantwortlich ist, können Sie Ihre Rechte unter der in Abschnitt 2 aufgeführten Kontaktmöglichkeit geltend machen.
Weitere Informationen zu Ihren Rechten finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung:
16. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand November 2026. Aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen.
Diese Datenschutzerklärung wurde mit Hilfe des Datenschutz-Generators von SOS Recht erstellt. SOS Recht ist ein Angebot der Mueller.legal Rechtsanwälte Partnerschaft mit Sitz in Berlin.