1. E-Mail & Automatik
- E-Mails lokal indexieren und verstehen
- Antwortvorschläge & Textbausteine
- Regeln, Vorlagen & Auto-Kategorisierung
E-MailAutomatikVorlagen
Ein Index. Für alles.
Funktionen im Detail
E-Mails, Aufgaben, Kalender, Notizen, Dokumente und Mitschrift-Aufnahmen können in einem gemeinsamen Index zusammenlaufen und je nach Betriebsmodell lokal oder in Ihrer kontrollierten Infrastruktur weiterverarbeitet werden.
2. Kalender & Terminplanung
- Tages-, Wochen- und Monatsansicht für alle Kalender
- Termine mit Agenda, Teilnehmern, Ort und Online-Status
- Fällige Aufgaben und gebuchte Zeiten direkt neben der Planung
KalenderTermineMeetings
3. Kanban
- Aufgaben direkt aus Mail und Mitschrift
- Wissensbasis statt Insel-Tool
- Geteilte Boards mit granularen Rechten
KanbanAufgabenGeteilt
4. RAG-Chat & Wissensarbeit
- Semantische Suche im gesamten Index
- Chat mit zitierbaren Quellen
- Kontextbasierte, belegte Antworten
SucheChatWissensarbeit
5. Explore
- Ansichten automatisch erkennen lassen oder mit eigenen Regeln erstellen
- Häufige Themen per KI erkennen und als Filter verwenden
- Treffer im Histogramm oder als Liste erkunden und direkt zur Quelle wechseln
AnsichtenThemenWissensarbeit
6. KI-Editor & Export
- Markdown-Editor mit integrierten KI-Funktionen
- Export nach Word/PDF mit Kundenvorlagen
- Zugriff auf das gesamte Alcilla-Wissen
MarkdownWordVorlagen
7. Mitschrift & Meetings
- Lokale Aufnahme & Transkription in Echtzeit
- Automatische Protokolle & Zusammenfassungen
- Agenda und Teilnehmer automatisch aus dem Termin übernehmen
- Namen optional anonymisiert im Protokoll
TranskriptionZusammenfassungLokal
8. Integrationen & Anbindungen
- Kimai, Clockify, CalDAV, Docling, kSuite
- Trello, Jira, Taiga.io – weitere auf Anfrage
- Eine Abstraktionsschicht für neue Dienste
ZeiterfassungKalenderProjekttools
9. Alcilla.Hub-Fähigkeit
- Volle OIDC-Unterstützung
- Zentraler Server für geteiltes Wissen
- Security by Design
OIDCZentralSicherheit
10. Alcilla.Nexus
- Eigene KI-Server in einer gemeinsamen Infrastruktur bündeln
- Adaptive Lastverteilung mit Health-Monitoring und Failover
- Konsistente Schnittstelle für lokale Alcilla-Arbeitsplätze
KI-InfrastrukturLoadbalancingEigene Infrastruktur
11. Alcilla.Station
- Konvertierung, Transkription, Suche & Modelle als Dienst
- Für alle ohne eigene KI-Infrastruktur
Keine lokale GPU nötigZertifizierung in Vorbereitung
So arbeitet Alcilla — Beispielabläufe
E-Mail Bearbeitung
Besprechung dokumentieren
Wissen finden
Häufige Fragen zu Funktionen
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Viele Alcilla-Funktionen können auf denselben Wissensindex zugreifen. Dazu gehören je nach Konfiguration E-Mails, Dokumente, Notizen, Kanban-Karten und Mitschrift-Protokolle.
Dadurch bleiben Informationen nicht in einzelnen Werkzeugen isoliert, sondern können über Suche, RAG-Chat, Editor und andere Funktionen wiedergefunden und weiterverwendet werden.
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Alcilla.Desk kann E-Mails zusammenfassen, Antwortvorschläge erstellen, Termine erkennen und Aufgaben vorbereiten.
Außerdem können verdächtige Nachrichten als Spam eingestuft und mit einer Begründung werden, damit Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.
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Nein. Alcilla macht Vorschläge, aber Sie entscheiden, was übernommen oder gesendet wird.
Antwortvorschläge, Termine und Aufgaben werden erst nach Ihrer Bestätigung weiterverarbeitet.
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Der RAG-Chat zeigt Antworten mit Quellen an. Quellen-Chips können auf den Originalkontext verweisen, damit Sie nachvollziehen können, aus welchen Fundstellen eine Antwort abgeleitet wurde.
Wenn in den Dokumenten keine passende Information vorliegt, macht der Chat dies offen kenntlich.
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Ja. Der Suchbereich kann die Suche auf bestimmte Ordner oder Quellen eingrenzen.
Das ist hilfreich, wenn Sie zum Beispiel nur in Verträgen, nur in Projektunterlagen oder nur in bestimmten freigegebenen Wissensbereichen suchen möchten.
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Ja. Für allgemeine Fragen ohne Dokumentbezug kann die Dokumentsuche gezielt abgeschaltet werden.
So behalten Sie die Kontrolle darüber, ob eine Antwort auf Ihrem Unternehmenswissen beruhen soll oder ob eine allgemeine KI-Antwort ausreicht.
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Explore führt zusammengehörige Inhalte aus dem Alcilla-Index in einer gemeinsamen Ansicht zusammen. Dazu können zum Beispiel E-Mails, Dokumente, Termine, Aufnahmen und Notizen gehören.
So lassen sich Informationen zu einem Projekt, einer Person oder einem anderen Zusammenhang gemeinsam betrachten, statt sie einzeln in verschiedenen Bereichen suchen zu müssen.
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Die KI kann die Inhalte einer Explore-Ansicht analysieren und häufig wiederkehrende Gesprächs- oder Arbeitsthemen erkennen. Dafür schlägt Alcilla passende Themenbezeichnungen vor. Diese Themen lassen sich anschließend als Filter verwenden, um die Ansicht gezielt auf die dazugehörigen Fundstellen einzugrenzen.
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Explore stellt die Fundstellen sowohl zeitlich in einem Histogramm als auch als Liste dar. Im Histogramm sehen Sie, wann zu einem Thema oder Projekt besonders viele Inhalte vorliegen und können Zeiträume gezielt eingrenzen.
In der Listenansicht sehen Sie die einzelnen Fundstellen des ausgewählten Bereichs und können diese direkt prüfen.
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Die Mitschrift kann eine Aufnahme erstellen, daraus ein Transkript erzeugen und anschließend ein strukturiertes Protokoll vorbereiten.
Erkannte Termine und Aufgaben können weiterverwendet werden, zum Beispiel als Kanban-Karten oder Kalendereinträge.
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Ja. Alcilla kann mehrere Sprecher unterscheiden. Sprecher können im Protokoll je nach Bedarf benannt oder anonymisiert dargestellt werden.
Das vollständige Transkript kann weiterhin für Suche und Nachvollziehbarkeit erhalten bleiben.
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Nein. Alcilla Kanban ist fest in Alcilla integriert.
Aufgaben können direkt aus E-Mails oder Mitschrift-Protokollen entstehen. Karten landen im selben Index wie Mail, Notizen und Dokumente und können im Chat wiedergefunden werden.
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Ja. In Kombination mit zentralen Funktionen können Kanban-Boards geteilt und live synchronisiert werden.
Eigentümer können Lese- oder Schreibrechte an Personen oder Gruppen vergeben. Dadurch lassen sich Boards gezielt freigeben, ohne alles für alle sichtbar zu machen.
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Ja. Der KI-Editor arbeitet mit Markdown und kann Inhalte nach Word oder PDF exportieren.
Das Vorlagen-Mapping kann individuell auf Kunden, Corporate Design oder bestehende Hausvorlagen angepasst werden. Sprechen Sie uns dafür gern an.
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Ja. Der KI-Editor kann auf den Alcilla-Wissensspeicher zugreifen, zum Beispiel auf Mails, Dokumente, Notizen, Kanban-Karten und Mitschrift-Protokolle.
Antworten und Textvorschläge können mit nachvollziehbaren Fundstellen aus dem Index gestützt werden.
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Ja. Vorhandene Office- oder PDF-Dokumente können für die Suche und Weiterverarbeitung konvertiert werden, während die Originaldateien unverändert bleiben.
Die konvertierten Inhalte dienen dazu, Dokumente durchsuchbar zu machen und sie im Wissensindex zu verwenden.
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