Beschreibung und Administration

Alcilla.Desk kann auf einem einzelnen Arbeitsplatz, innerhalb einer Unternehmensinfrastruktur oder in Verbindung mit Alcilla.Station betrieben werden. Der konkrete Betriebsaufwand hängt vom Funktionsumfang, der Nutzerzahl und dem gewählten Betriebsmodell ab.

Welche Komponenten gehören zu einer Alcilla-Umgebung?

Grundlegende Komponenten

Für eine grundlegende Installation werden benötigt:

• ein geeigneter Arbeitsplatz, Server oder eine virtuelle Maschine,
• ein dauerhaft beschreibbarer Speicherbereich mit ausreichendem Speicherplatz,
• die erforderlichen Dateirechte für den Alcilla-Prozess,
• mindestens ein kompatibler KI-Modellendpunkt, beispielsweise Ollama, ein interner Modellserver oder Alcilla.Station,
• die freigegebenen Datenquellen, beispielsweise Dokumentordner oder E-Mail-Konten,
• die erforderlichen Netzwerk-, Proxy- und Zertifikatsfreigaben für konfigurierte externe oder zentrale Dienste.

Optionale Komponenten

Je nach Funktionsumfang können weitere Dienste hinzukommen:

Nicht jede Komponente muss auf demselben System laufen. Modelle und rechenintensive Dienste können beispielsweise zentral bereitgestellt werden, während persönliche Arbeitsdaten auf dem Arbeitsplatz verbleiben.

Installation und Konfiguration

Alcilla wird als ausführbare Anwendung ausgeliefert. Diese muss auf dem vorgesehenen Arbeitsplatz abgelegt, bei Bedarf ausführbar gemacht und anschließend gestartet werden.

Die Ersteinrichtung erfolgt über einen integrierten Setup-Assistenten.

Für den späteren Betrieb sollten insbesondere die eingesetzte Version, Speicherorte, Berechtigungen, angebundene Dienste, Netzwerkfreigaben sowie Backup und Wiederherstellung dokumentiert werden.

Updates und Modellwechsel

Updates sollten zunächst in einer geeigneten Test- oder Pilotumgebung geprüft werden. Vor einer Aktualisierung ist eine Sicherung der relevanten Konfiguration und Arbeitsdaten empfehlenswert.

Nach einem Update sollten mindestens geprüft werden:

• Start und Erreichbarkeit der Anwendung,
• Verbindung zu den KI-Modellen,
• Zugriff auf den Wissensindex,
• E-Mail- und Kalendersynchronisation,
• optional eingerichtete Dienste,
• Anmeldung und Berechtigungen im zentralisierten Betrieb,
• zentrale Arbeitsabläufe der Anwender.

Wird das Embedding-Modell für die semantische Suche gewechselt, muss der gesamte Wissensindex neu aufgebaut werden. Ein Wechsel des Chat-Modells allein erfordert normalerweise keinen Neuaufbau des Index.

Speicherbedarf

Der Speicherbedarf entsteht nicht nur durch die Anwendung selbst. Abhängig von der Konfiguration können lokal oder zentral gespeichert werden:

• Konfiguration und Zugangsinformationen,
• Datenbank und Wissensindex,
• aufbereitete Dokumente,
• lokal synchronisierte E-Mails und Anhänge,
• Notizen und Chatverläufe,
• Aufnahmen, Transkripte und Protokolle,
• Kanban-Boards und Karteninhalte,
• Rechercheergebnisse und Vorgangsinformationen,
• lokal installierte KI-Modelle.

Besonders große Postfächer, Audioaufnahmen, Dokumentarchive und lokale Modelldateien können den Speicherbedarf erhöhen.

Datensicherung

Abhängig von den aktivierten Funktionen speichert Alcilla Konfigurationen, lokale Datenbanken, Indexdaten und Arbeitsinhalte in den eingerichteten Speicherverzeichnissen.

Für die Einbindung in bestehende Sicherungsverfahren können insbesondere relevant sein:

• Konfiguration und separater Geheimnisbereich,
• lokale Datenbanken und Wissensindex,
• Notizen, Chatverläufe und Kanban-Daten,
• Recorder-Inhalte und Protokolle,
• konvertierte Dokumente sowie lokale E-Mail-Daten.

Welche Verzeichnisse gesichert werden und welche Wiederherstellungsziele gelten, richtet sich nach den Vorgaben des betreibenden Unternehmens. Einige abgeleitete Daten, beispielsweise der Wissensindex, können neu aufgebaut werden. Dies kann jedoch Zeit und Rechenleistung beanspruchen.

Überwachung und Fehleranalyse

Alcilla stellt Zustände und laufende Vorgänge innerhalb der Anwendung dar. Der Grad der Logs kann in den Anwendungseinstellungen angepasst werden. Alcilla übermittelt keine Produkttelemetrie. Eine zentrale Überwachung muss deshalb bei Bedarf bewusst in die vorhandene Betriebsumgebung integriert werden.

Hinweise zum sicheren Betrieb

Alcilla wird im lokalen Standardbetrieb ausschließlich über 127.0.0.1 bereitgestellt. Soll die Anwendung im Netzwerk erreichbar sein, muss der Zugriff entsprechend der vorhandenen Unternehmensinfrastruktur abgesichert werden. Eine ungesicherte oder nicht freigegebene Bereitstellung außerhalb des vorgesehenen Betriebsmodells erfolgt auf Verantwortung des Betreibers. Alaska.Labs übernimmt keine Haftung für Schäden, Datenverluste oder unbefugte Zugriffe, die aus einer unsachgemäßen oder unzureichend abgesicherten Netzwerk- oder Internetfreigabe entstehen.

Für den zentralisierten Betrieb sind eine verschlüsselte Verbindung und eine geeignete zentrale Anmeldung vorgesehen. Die Umsetzung liegt bei dem Betreiber.

Weitere technische Hinweise finden Sie unter Sicherheit und Datenschutz.