Wissen, Index und Dokumente
Der Wissensindex verbindet die verschiedenen Informationsquellen in Alcilla. Er sorgt dafür, dass nicht nur nach exakten Wörtern gesucht werden kann, sondern auch nach inhaltlich passenden Aussagen.
Welche Inhalte können einbezogen werden?
Abhängig von der Konfiguration können unter anderem folgende Inhalte in den Index:
- freigegebene Dokumentordner,
- konvertierte Office- und PDF-Dokumente,
- E-Mails,
- Notizen,
- Protokolle aus dem Recorder,
- lokale und freigegebene Kanban-Boards.
Chatverläufe und Rechercheberichte werden nicht automatisch in den Wissensindex aufgenommen.
Wie funktioniert die Suche?
Alcilla kombiniert zwei Suchverfahren:
- Stichwortsuche: findet genaue Begriffe, Namen, Nummern und Formulierungen.
- Semantische Suche: findet Textstellen, die inhaltlich zur Frage passen.
Die Kombination verbessert die Trefferqualität bei realen Unternehmensdaten.
Quellen bleiben nachvollziehbar
Eine Antwort verweist auf ihre zugrunde liegenden Quellen. Soweit die jeweilige Quelle dies unterstützt, kann auch aus dem Suchergebnis zum Originaldokument oder zur ursprünglichen E-Mail gewechselt werden.
Dokumente für die Suche aufbereiten
Viele Unternehmensdokumente liegen nicht als einfach durchsuchbarer Text vor. Der Bereich Konvertieren kann Office-Dokumente und PDF-Dateien über Docling in Markdown überführen.
Dabei gilt:
- Die Originaldateien werden nicht verändert oder gelöscht.
- Die konvertierten Textfassungen werden in einem separaten Zielordner abgelegt.
- Neue oder geänderte Dateien können automatisch erkannt werden.
- Der Fortschritt ist in Alcilla nachvollziehbar.
- Nach erfolgreicher Konvertierung wird der Wissensindex aktualisiert.
Dokumentordner statt Einzeldateien
Konvertierungen werden in Dokumentordnern organisiert. Ein Quellordner wird überwacht und die aufbereiteten Ergebnisse werden in einer korrespondierenden Struktur abgelegt.
Grenzen und Qualität
Die Qualität einer Antwort hängt von mehreren Faktoren ab:
- Aktualität und Qualität der Quelldokumente,
- gewähltes Sprach- und Embedding-Modell,
- Dokumentstruktur und Konvertierungsqualität,
- Zugriffsrechte und ausgewählte Datenquellen,
- Formulierung der Frage.
Alcilla kann die Suche und Aufbereitung erleichtern, ersetzt aber keine fachliche Prüfung. Besonders bei rechtlichen, medizinischen, finanziellen oder sicherheitskritischen Inhalten muss die Originalquelle geprüft werden.