Sicherheit und Datenschutz
Alcilla.Desk ist für einen kontrollierten, selbst bestimmten Betrieb konzipiert. Welche Daten den lokalen Rechner verlassen, hängt von den aktivierten Funktionen und angebundenen Systemen ab.
Diese Seite beschreibt das technische Grundprinzip. Eine rechtsverbindliche Datenschutzbewertung muss immer die konkrete Installation, die verarbeiteten Daten und die organisatorischen Maßnahmen des Unternehmens berücksichtigen.
Unser Leitspruch
Was lokal verarbeitet werden kann, soll lokal verarbeitet werden können.
Im üblichen lokalen Aufbau bleiben insbesondere folgende Daten und Funktionen auf dem Arbeitsplatz beziehungsweise dem betriebenen System:
- Wissensindex und Suche,
- lokale Datenbank,
- Chat über ein lokales Ollama-Modell,
- lokal betriebene Dokumentkonvertierung,
- Notizen,
- Recorder-Inhalte,
- Chatverlauf,
- lokale Kanban-Boards.
Alcilla übermittelt keine Produkttelemetrie.
Wann werden externe Systeme angesprochen?
Externe Verbindungen entstehen nur durch eingerichtete Funktionen, beispielsweise:
| Funktion | Externer Kontakt |
|---|---|
| konfigurierte IMAP- und SMTP-Server | |
| Kalender und Aufgaben | CalDAV-Server oder ICS-Quelle |
| Web-Recherche | SearXNG sowie die aufgerufenen Webseiten |
| Zeiterfassung | konfigurierte Kimai- oder Clockify-Instanz |
| Externer Modellendpunkt | ein ausdrücklich konfigurierter KI-Anbieter oder Server |
Wird eine Funktion nicht konfiguriert, findet über diese Funktion keine entsprechende Verbindung statt.
Lokaler und zentraler Betrieb
Lokaler Betrieb
Die lokale Instanz ist für die Bindung an den eigenen Rechner vorgesehen. Der Schutz erfolgt über das Betriebssystem, Dateirechte und die lokale Netzwerkbegrenzung.
Eine lokale Instanz darf nicht ohne zusätzliche Absicherung öffentlich im Netzwerk bereitgestellt werden.
Zentraler Betrieb
Der zentrale Dienst wird über TLS und eine OIDC-basierte Anmeldung abgesichert. Gruppen und Freigaben steuern, welche gemeinsamen Inhalte sichtbar sind.
Der Suchzugriff folgt dem Prinzip: Inhalte ohne passende Berechtigung werden nicht offengelegt.
Persönliche Daten im zentralen Modell
Die zentrale Instanz ist so vorgesehen, dass persönliche Inhalte wie Recorder-Daten, Notizen und Chatverläufe dort nicht gespeichert werden.
Zugangsdaten und Geheimnisse
Passwörter und Tokens stehen nicht offen in der normalen Konfiguration. Alcilla verwendet dafür einen separaten Geheimnisbereich.
Einordnung:
- Der integrierte Geheimnisbereich reduziert das Risiko einer versehentlichen Offenlegung.
- Er ersetzt nicht die Absicherung des Rechners oder Servers.
- Ein Angreifer mit umfassendem Dateizugriff darf nicht allein durch den integrierten Speicher als abgewehrt gelten.
- Dateirechte, Benutzertrennung, Systemhärtung und Backupschutz bleiben erforderlich.
Transportverschlüsselung
Für zentrale Dienste werden verschlüsselte Verbindungen über HTTPS/TLS vorausgesetzt. Für Produktivsysteme sollten Zertifikate aus einer vertrauenswürdigen Unternehmens-PKI oder einer geeigneten Zertifizierungsstelle verwendet werden.
Technische Schutzmaßnahmen
Abhängig vom Betriebsmodell unterstützt Alcilla unter anderem:
- zentrale Anmeldung und Berechtigungssteuerung über vorhandene Unternehmensidentitäten,
- verschlüsselte Verbindungen zu zentralen Diensten,
- einen geschützten Umgang mit Zugangsdaten,
- die Trennung persönlicher und gemeinsam bereitgestellter Inhalte.
Die konkrete technische Ausgestaltung hängt von der jeweiligen Installation und der vorhandenen Unternehmensinfrastruktur ab.
Datenschutz
Ob ein Betrieb datenschutzkonform ist, hängt nicht nur von Alcilla selbst, sondern von Konfiguration, Datenarten und organisatorischen Maßnahmen ab. Wir unterstützen auf Wunsch bei der technischen Dokumentation und bei der Vorbereitung der Bewertung durch Ihre Datenschutz- und Sicherheitsverantwortlichen.