E-Mail, Kalender und Aufgaben

Alcilla.Desk kann E-Mail-Kommunikation mit Wissenssuche, Kalender und Aufgabenmanagement verbinden. Die Funktionen sind modular und können je Konto beziehungsweise Einsatzszenario konfiguriert werden.

E-Mail-Konten anbinden

Alcilla.Desk unterstützt die Anbindung von E-Mail-Konten über IMAP und SMTP. Mehrere Konten können getrennt eingerichtet werden.

Nach der Synchronisation stehen Nachrichten lokal für Suche und Verarbeitung zur Verfügung. Der Mailserver bleibt dabei die führende Quelle: Verschiebungen, Löschungen und Ordneränderungen werden mit dem lokalen Bestand abgeglichen.

Suche im Postfach

Drei Sucharten stehen zur Verfügung:

Volltextsuche

Durchsucht unter anderem Betreff, Absender, Empfänger, Nachrichtentext und – soweit aufbereitet – Anhänge. Über #Label kann die Suche gezielt auf E-Mails mit einem bestimmten Label eingegrenzt werden. Diese Suche funktioniert ohne Sprachmodell.

KI-gestützte Frage

Ermittelt inhaltlich passende E-Mails und erstellt eine Antwort auf Basis der gefundenen Nachrichten. Die zugehörigen E-Mails bleiben als Quellen erreichbar.

Themensuche

Analysiert E-Mails eines ausgewählten Zeitraums, gruppiert ähnliche Inhalte zu Themen und benennt diese automatisch. Die Analyse kann zusätzlich auf ein Projekt oder Stichwort eingegrenzt werden, um gezielt dessen Unterthemen sichtbar zu machen.

KI-Unterstützung für eingehende Nachrichten

Abhängig von der Konfiguration kann Alcilla.Desk:

• Nachrichten zusammenfassen,
• einen Antwortentwurf vorbereiten,
• Label vorschlagen,
• mögliche unerwünschte Akquise oder Spam bewerten,
• Termine erkennen,
• Aufgaben erkennen,
• fremdsprachige Nachrichten übersetzen.

Die Funktionen können einzeln aktiviert werden.

Kontrolle bleibt beim Anwender

Inhalte werden analysiert, Aufgaben und Termine als Vorschläge aufbereitet und dem Anwender zur Prüfung angezeigt. Erst nach Bestätigung werden Ergebnisse in Kalender, Aufgabenliste oder andere angebundene Systeme übernommen.

So bleibt der Anwender jederzeit in Kontrolle über die Verarbeitung und die daraus abgeleiteten Aktionen.

Umgang mit großen Postfächern

Beim ersten Abgleich kann ein bestehendes Postfach vollständig für die Suche übernommen werden. Eine aufwendige KI-Analyse aller historischen Nachrichten ist dabei nicht zwingend erforderlich.

Alcilla.Desk kann unterscheiden zwischen:

• vollständiger Volltext- und Indexsuche im Archiv,
• KI-Anreicherung nur für neu eingehende Nachrichten,
• gezielter nachträgliche Verarbeitung eines festgelegten Zeitraums,
• separater Aufbereitung älterer Anhänge.

Dadurch lässt sich der Ressourcenbedarf kontrollieren.

Kalender und Aufgaben über CalDAV

Alcilla.Desk kann Aufgaben und Termine an kompatible CalDAV-Systeme anbinden. Ob ein vorhandenes System alle benötigten CalDAV-Funktionen unterstützt, muss vor der Einführung geprüft werden.

Anhänge und Wissensindex

E-Mail-Anhänge können lokal gespeichert und, bei unterstütztem Format und eingerichteter Dokumentkonvertierung, für die Suche aufbereitet werden.

Zugangsdaten

E-Mail- und Kalenderzugänge werden nicht offen in der allgemeinen Konfiguration gespeichert. Sie werden in einem separaten Geheimnisbereich hinterlegt.

Die Sicherheit der Zugangsdaten hängt zusätzlich von der Absicherung des Rechners oder Servers ab. Details finden Sie unter Sicherheit und Datenschutz.